Ewidencja sprzedaży działalność nierejestrowana: jak prowadzić krok po kroku
Podstawy prawne działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana (nazywana też działalnością nieewidencjonowaną lub bezrachunkową) została wprowadzona do polskiego systemu prawnego w 2018 roku przez ustawę Prawo przedsiębiorców. Jest to forma aktywności zarobkowej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
Najważniejszym warunkiem jest nieprzekraczanie limitu przychodów, który wynosi aktualnie 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę w stosunku miesięcznym. W 2023 roku limit ten wynosi 2250 zł miesięcznie (przy minimalnym wynagrodzeniu 3000 zł). Warto pamiętać, że limit ten jest aktualizowany wraz ze zmianami wysokości płacy minimalnej.
Pamiętaj, że limit przychodów w działalności nierejestrowanej dotyczy przychodu, a nie dochodu. Oznacza to, że liczy się cała kwota, którą otrzymujesz od klientów, bez odliczania kosztów.
Z tej formy działalności nie mogą korzystać osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziły działalność gospodarczą. Dodatkowo, niektóre rodzaje działalności, jak np. działalność wymagająca koncesji czy pozwoleń, nie mogą być prowadzone w formie nierejestrowanej.
Jak przygotować się do prowadzenia ewidencji
Przed rozpoczęciem działalności nierejestrowanej warto odpowiednio przygotować się do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Choć nie jest wymagane używanie specjalistycznego oprogramowania czy zatrudnianie księgowej, pewne narzędzia i dokumenty będą niezbędne.
Do prowadzenia ewidencji sprzedaży potrzebujesz:
- Zeszytu, segregatora lub arkusza kalkulacyjnego (Excel, Google Sheets) do zapisywania transakcji
- Wzoru rachunku, który będziesz wystawiać klientom
- Miejsca do przechowywania kopii wystawionych rachunków
- Kalendarza do śledzenia terminów podatkowych
Format prowadzenia ewidencji możesz dostosować do własnych preferencji. Ewidencja papierowa w postaci zeszytu czy segregatora jest najprostszą formą, jednak ewidencja elektroniczna ma wiele zalet. Arkusz kalkulacyjny automatycznie zsumuje twoje przychody, co ułatwi kontrolowanie limitu i przygotowanie rocznego zeznania podatkowego.
Wybierając format elektroniczny, pamiętaj o regularnym tworzeniu kopii zapasowych swoich danych. Utrata ewidencji może spowodować problemy podczas kontroli skarbowej czy rozliczenia podatkowego.
Krok po kroku: prowadzenie ewidencji sprzedaży
Prawidłowa ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej powinna zawierać określone informacje o każdej transakcji. Choć przepisy nie określają dokładnego wzoru takiej ewidencji, warto zadbać o to, by zawierała wszystkie istotne dane.
W ewidencji sprzedaży powinieneś uwzględnić:
- Datę sprzedaży (dzień, w którym doszło do transakcji)
- Numer dokumentu sprzedaży (numer rachunku)
- Dane klienta (imię i nazwisko lub nazwę firmy)
- Przedmiot sprzedaży (nazwa usługi lub towaru)
- Kwotę sprzedaży brutto
Przykładowy układ ewidencji może wyglądać następująco:
| Lp. | Data | Nr rachunku | Nabywca | Przedmiot sprzedaży | Kwota (zł) |
|—–|——|————-|———|———————|————|
| 1 | 02.01.2023 | 1/01/2023 | Jan Kowalski | Usługa fotograficzna | 500,00 |
| 2 | 15.01.2023 | 2/01/2023 | Anna Nowak | Sesja zdjęciowa | 700,00 |
Na koniec każdego miesiąca koniecznie podsumuj przychody, aby mieć pewność, że nie przekraczasz ustawowego limitu. Jeśli zbliżasz się do limitu, możesz wstrzymać przyjmowanie zleceń do następnego miesiąca lub rozważyć rejestrację działalności gospodarczej.
Dokumentowanie sprzedaży
Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie masz obowiązku wystawiania faktur VAT, ponieważ nie jesteś podatnikiem VAT. Zamiast tego wystawiasz rachunki, które są potwierdzeniem dokonania transakcji.
Rachunek powinien zawierać:
- Dane sprzedawcy (twoje imię, nazwisko i adres)
- Dane nabywcy (imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz adres)
- Datę i miejsce wystawienia rachunku
- Nazwę usługi lub towaru
- Cenę jednostkową i wartość sprzedaży
- Twój podpis
Możesz stworzyć własny wzór rachunku w programie tekstowym lub skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w internecie. Każdy rachunek powinien mieć unikalny numer, np. 1/01/2023 (pierwszy rachunek w styczniu 2023 roku).
Nawet jeśli klient nie potrzebuje rachunku, warto go wystawić dla własnej dokumentacji. Kopie rachunków stanowią dowód twoich przychodów.
Wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością (kopie rachunków, potwierdzenia przelewów) należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Najczęstsze problemy i pytania
Prowadzenie działalności nierejestrowanej, choć prostsze niż pełna działalność gospodarcza, może rodzić pewne wątpliwości. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:
Co zrobić w przypadku przekroczenia limitu przychodów?
Jeśli przekroczysz limit miesięczny (75% minimalnego wynagrodzenia), masz obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Od tego momentu przestajesz prowadzić działalność nierejestrowaną i stajesz się przedsiębiorcą ze wszystkimi związanymi z tym obowiązkami.
Jak rozliczyć podatek dochodowy?
Przychody z działalności nierejestrowanej rozliczasz w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36, zaznaczając jako źródło przychodu „Inne źródła”. Przychody te są opodatkowane według skali podatkowej (12% i 32%). Możesz odliczyć koszty uzyskania przychodów, jeśli posiadasz dokumenty potwierdzające ich poniesienie.
Czy można łączyć działalność nierejestrowaną z pracą na etacie?
Tak, możesz prowadzić działalność nierejestrowaną będąc jednocześnie zatrudnionym na umowę o pracę. Pamiętaj jednak, że przychody z obu źródeł będą sumowane przy rozliczeniu rocznym, co może wpłynąć na wysokość twojej stawki podatkowej.
Czy można odliczać koszty w działalności nierejestrowanej?
Tak, możesz odliczać koszty uzyskania przychodu, podobnie jak w przypadku standardowej działalności gospodarczej. Ważne jest, aby zbierać i przechowywać faktury oraz rachunki potwierdzające poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością.
Podsumowanie
Prowadzenie ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej nie musi być skomplikowane. Wystarczy systematyczność i podstawowa wiedza na temat wymaganych danych. Prawidłowo prowadzona ewidencja pomoże ci kontrolować przychody, aby nie przekroczyć ustawowego limitu, oraz stanowić będzie podstawę do rozliczenia podatkowego.
Pamiętaj o regularnym aktualizowaniu ewidencji po każdej transakcji, wystawianiu rachunków oraz przechowywaniu kopii dokumentów. Jeśli twój biznes zacznie się rozwijać i zbliżysz się do limitu przychodów, rozważ rejestrację pełnej działalności gospodarczej, która da ci większe możliwości rozwoju.
Działalność nierejestrowana to świetny sposób na przetestowanie swojego pomysłu na biznes bez konieczności przechodzenia przez skomplikowane procedury rejestracyjne. Z dobrze prowadzoną ewidencją sprzedaży możesz skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu swojej działalności i zdobywaniu klientów.
